POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Mise à jour le : 1er septembre 2023
ARTICLE 1 : PRÉAMBULE
La présente politique de confidentialité a pour but d’informer les personnes entrant en contact avec les services d’Org’Ens sur :
· La personne responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées ;
· Les finalités poursuivies dans la collecte, la consultation et le traitement de ces données ;
· La manière dont sont éventuellement collectées ces données. Sont considérées comme données personnelles, toute information permettant d’identifier une personne. Ex. : nom, prénom, adresse postale ou email (liste non-exhaustive) ;
· Les éventuels destinataires de ces données personnelles ;
· La durée de conservation de ces données, et les conditions de suppression ;
· Les droits dont elles disposent concernant ces données ;
· Les obligations de confidentialité des parties.
Cette politique complète les mentions légales du site internet www.orgens.fr, consultables à l’adresse suivante :
et les Conditions Générales de Vente des Prestations Org’Ens remises lors de toute proposition de travail, devis, ou bien sur simple demande.
ARTICLE 2 : PRINCIPES RELATIFS À LA COLLECTE ET AU TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
Conformément à l’article 5 du Règlement européen 2016/679, les données à caractère personnel sont :
· Traitées de manière licite, loyale et transparente au regard de la personne concernée ;
· Collectées pour des finalités déterminées, explicites et légitimes, et ne pas être traitées ultérieurement d'une manière incompatible avec ces finalités ;
· Adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
· Exactes et, si nécessaire, tenues à jour. Toutes les mesures raisonnables doivent être prises pour que les données à caractère personnel qui sont inexactes, eu égard aux finalités pour lesquelles elles sont traitées, soient effacées ou rectifiées sans tarder ;
· Conservées sous une forme permettant l'identification des personnes concernées pendant une durée n'excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées ;
· Traitées de façon à garantir une sécurité appropriée des données collectées, y compris la protection contre le traitement non autorisé ou illicite et contre la perte, la destruction ou les dégâts d'origine accidentelle, à l'aide de mesures techniques, organisationnelles et juridiques appropriées.
Le responsable du traitement est responsable du respect de ces principes, et est en mesure de démontrer que celui-ci est respecté.
Le traitement n'est licite que si, et dans la mesure où, au moins une des conditions suivantes est remplie :
· La personne concernée a consenti au traitement de ses données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques ;
· Le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à la demande de celle-ci ;
· Le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis ;
· Le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d'une autre personne physique ;
· Le traitement est nécessaire à l'exécution d'une mission d'intérêt public ou relevant de l'exercice de l'autorité publique dont est investi le responsable du traitement ;
· Le traitement est nécessaire aux fins des intérêts légitimes poursuivis par le responsable du traitement ou par un tiers, à moins que ne prévalent les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée qui exigent une protection des données à caractère personnel, notamment lorsque la personne concernée est un enfant.
Org’Ens s’engage au respect du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016, relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, communément nommé « RGPD : Règlement Général sur la Protection des Données ».
Article 3 : Identification et Contact du Responsable de Traitement
Responsable de Traitement : Org’Ens
Représenté par : Laure BATAILLE
Adresse postale : 31 Boulevard du Sud – 09000 FOIX
Téléphone : 06 95 32 50 30
Mail de contact : contact@orgens.fr
Article 3 : Finalités poursuivies dans la collecte, la consultation et le traitement de ces données
Les données communiquées par les personnes et collectées par Org’Ens sont uniquement les données nécessaires à : (suivant la situation concernée)
La prise de rendez-vous en ligne |
L’établissement de propositions commerciales |
La contractualisation de prestations de services |
La réalisation de prestations de services |
La facturation et l’encaissement de prestations de services |
Le suivi des prestations de services réalisées |
Article 4 : Manières dont sont collectées ces données
Recueil du consentement des données fournies pour la prise de rendez-vous en ligne
La collecte des données permettant la prise de rendez-vous en ligne est soumise au consentement du demandeur. La réservation ne peut s’effectuer qu’après consentement à cette collecte (case spécifique à cocher).
Caractère contractuel des autres données fournies
La fourniture des données permettant d’atteindre la ou les autres finalités précitées ont un caractère contractuel. Elles peuvent donc conditionner la conclusion d’un contrat.
Article 5 : Destinataires et localisation des données
Destinataires des données collectées par Org’Ens
Org’Ens :
Seul l’entrepreneur qui traite ces données en est destinataire.
Couveuse ALTITUDE :
Seul le service administratif et financier de la couveuse d'entreprise Altitude hébergeant l'activité d'Org'Ens durant le CAPE (Contrat d’Appui au Projet d’Entreprise) accède aux données contractuelles.
Localisation des données
Org’Ens héberge la totalité de ses données en France.
Aucun transfert de données à des acteurs situés hors Union Européenne n’est réalisé.
Org’Ens contrôle également la conformité RGPD de tout destinataire ou outil utilisé dans le cadre du traitement de ses données.
Article 6 : Conservation des données, et modalités de suppression
Les données collectées par Org’Ens sont conservées comme suit :
Situation concernée | Durée de conservation |
Prise de rendez-vous en ligne | 1 an À partir du dernier contact entre les parties |
Établissement d’une proposition commerciale | 3 ans À partir du dernier contact entre les parties |
Contractualisation et réalisation d’une prestation de services facturée | 10 ans
6 ans à compter de la date de la dernière opération financière + 4 ans pour se prémunir de tout litige |
Passé ce délai, Org’Ens supprime ces données de ses fichiers, et détruit les données en sa possession sous format papier.
Article 7 : Les droits des personnes concernant leurs données à caractère personnel
Chaque personne concernée par le traitement de ses données à caractère personnel a, de fait, les droits suivants :
(Ceci est un récapitulatif, se référer au Règlement UE 2016/679 du 23 mai 2018 pour obtenir la totalité du cadre règlementaire)
Droits | Significations |
« Droit d’Accès » | La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la confirmation que des données à caractère personnel la concernant sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès auxdites données à caractère personnel |
« Droit de rectification » | La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement, dans les meilleurs délais, la rectification des données à caractère personnel la concernant qui sont inexactes. Compte tenu des finalités du traitement, la personne concernée a le droit d'obtenir que les données à caractère personnel incomplètes soient complétées, y compris en fournissant une déclaration complémentaire. |
« Droit à l’effacement » | La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement l'effacement, dans les meilleurs délais, de données à caractère personnel la concernant et le responsable du traitement a l'obligation d'effacer ces données à caractère personnel dans les meilleurs délais. Liste des motifs applicables dans le Règlement UE 2016/679. |
« Droit à la limitation du traitement » | La personne concernée a le droit d'obtenir du responsable du traitement la limitation du traitement de ses données à caractère personnel. Liste des éléments applicables dans le Règlement UE 2016/679. |
« Droit à la portabilité des données » | La personne concernée a le droit de recevoir les données à caractère personnel la concernant qu'elle a fournies à un responsable du traitement, dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et a le droit de transmettre ces données à un autre responsable du traitement sans que le responsable du traitement auquel les données à caractère personnel ont été communiquées y fasse obstacle. Détails d’application dans le Règlement UE 2016/679. |
« Droit d’opposition » | La personne concernée a le droit de s'opposer à tout moment, pour des raisons tenant à sa situation particulière, à un traitement des données à caractère personnel la concernant. Détails d’application dans le Règlement UE 2016/679. |
Org’Ens s’engage à faire valoir les droits des personnes concernées, dans le périmètre des données détenues.
Toute demande sera traitée conformément au Règlement UE 2016/679 (RGPD).
Rappel du Mail de contact : contact@orgens.fr
Toute personne concernée a également le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle, en particulier dans l'État membre dans lequel se trouve sa résidence habituelle, son lieu de travail ou le lieu où la violation aurait été commise, si elle considère que le traitement de données à caractère personnel la concernant constitue une violation au Règlement UE 2016/679 (RGPD).
Article 8 : Accès aux données à caractère personnel, sans collecte de la part d’Org’Ens
Dans le cadre de la réalisation de ses prestations, Org’Ens peut être amené à accéder à des données à caractère personnel, sans pour autant collecter ses dernières.
Dans ce cas, le Client (dans le cadre de la vente de prestations de services) est le Responsable de Traitement des Données à Caractère Personnel traitées dans le cadre de ces prestations.
Org’Ens s’engage à :
- Ne mettre en œuvre un Traitement que sur instruction du Client, et en conséquence ne traiter les Données à Caractère Personnel détenues par le Client que conformément aux instructions du Client, à son intérêt légitime et aux finalités déterminées, énoncées dans ces instructions.
- Ne pas faire usage personnel des Données à Caractère Personnel, y compris à des fins commerciales ou par des tiers.
Chacune des Parties s’engage à :
- Respecter toutes les obligations résultant de l’application de toute législation applicable relative à la protection des Données à Caractère Personnel et de la vie privée.
- Collaborer activement afin de permettre l’accomplissement de toute formalité déclarative leur incombant en vertu des lois applicables en matière de protection des données.
Article 9 : Obligations de confidentialité
Org’Ens s’engage à :
- Respecter la plus stricte confidentialité concernant les informations fournies par le client, et désignées comme telles,
- Restituer tout document fourni par le Client à la fin de la mission, sauf demande contraire écrite dudit Client pour une éventuelle utilisation future,
- Signer un accord de confidentialité si le Client le souhaite.
Les Parties s’interdisent de :
- Communiquer à quiconque, directement ou indirectement, tout ou partie des informations confidentielles qui leur auraient été communiquées ou dont elles auraient eu connaissance à l’occasion de l’exécution des prestations, sous réserve des communications qui seraient nécessaires pour l’exécution des prestations, et s’obligent à faire respecter cette obligation par leurs salariés, mandants ou sous-traitants.
Elles prendront toutes les dispositions et précautions nécessaires pour prévenir toute divulgation.
Ne seront pas considérées comme confidentielles les informations :
- Qui sont à la disposition du public,
- Qui doivent être divulguées afin d’effectuer les formalités de dépôt prescrites par la loi.
Les éléments du devis, les Conditions Générales de Vente et, le cas échéant, les clauses du contrat signées entre les parties, sont réputés confidentiels, et à ce titre, ne peuvent être communiqués à des tiers non autorisés.
Article 10 : Publicité & Communication
Le Client (dans le cadre de la vente de prestations de services) accepte, sauf stipulation contraire, d’être cité par Org’Ens comme Client de ses propositions techniques et commerciales.
Sous réserve du respect des dispositions de l’article 9 de la présente politique de confidentialité, Org’Ens peut mentionner le nom du Client ainsi qu’une description objective de la nature des prestations, objet du contrat, dans ses listes de références et propositions à l’attention de ses prospects et de sa clientèle, entretiens avec des tiers, documents internes de gestion prévisionnelle, ainsi qu’en cas de dispositions légales, réglementaires ou comptables l’exigeant.
ARTICLE 11 : CONDITIONS DE MODIFICATION DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
Org’Ens se réserve le droit de pouvoir modifier la présente Politique à tout moment afin d’assurer, aux personnes entrant en contact avec ses services, sa conformité avec le droit en vigueur.
Les éventuelles modifications ne sauraient avoir d’incidence sur les prestations antérieurement effectuées, lesquelles restent soumises à la Politique en vigueur au moment de de l’engagement des parties.
L’utilisateur est invité à prendre connaissance de cette Politique à chaque fois qu’il utilise nos services, sans qu’il soit nécessaire de l’en prévenir formellement.